שירות הודעות לעורכי דין

האם כדאי להשתמש בשירות הודעות חיצוני?

למה החלטת להשתמש בשירות הודעות לנייד?

"הייתי מקבל המון שיחות ביום לנייד שלי – מאות שיחות. חיפשתי שירות שיעזור לי להקל על העומס ואז ראיתי את השירות של חברת VCALL.יש לי משרד עם 15 עובדים ו3 מזכירות, אבל השיחות מגיעות ישר אלי לנייד – הרבה פעמים אני לא זמין ולא יכול לענות לטלפון. והשירות של VCALL נותן מענה ללקוחות כל הזמן. את כל השיחות שאני מפספס אני מקבל במייל – לקראת סוף היום אני עובר הודעה הודעה ורואה בדיוק מי חיפש אותי ומה בדיוק הוא רצה. אני לא שורף זמן על שיחות מיותרות, כשאני נמצא בחו"ל אני מתחבר לוויפיי – ומקבל את כל הנתונים במייל וחוזר לאנשים כאשר אני בדיוק מה הם חיפשו ובמה מדובר. זה מאוד עוזר לי מאוד והעלות היא גם מאות נמוכה, כמה מאות שקלים. גם כאשר הלקוחות מתקשרים כל הלילה יש מענה. השירות נראה מעולה בעיני הלקוחות, בגלל שהמוקדנים עונים על פי תסריט שאני בחרתי ומציגים אותם כמזכירה אישית צמודה שלי."

יש לך כבר מזכירה, למה אתה צריך בנוסף שירות הודעות?

"המזכירות עונות לשיחות שמגיעות למשרד. השימוש שלי זה לנייד האישי שלי. השיחה הראשונה היא רק עם עורך דין נתנאל רוט , יש לי בחודש אלפי שיחות לטלפון האישי. מה שחשוב לי זה שלקוח חדש יגיע ידבר קודם כל איתי לפני שהוא מדבר עם העובדים, אני לא רוצה לפספס אף תיק ואף לקוח פוטנציאלי. אפילו אם נגמרת לי הסוללה בטלפון, או שעליתי במעלית, או שעברתי חניה ואין קליטה, הנציגים עונים במקומי – אחרת אפילו לא הייתי יודע שמישהו התקשר. הנציגים עונים בתסריט קבוע 'היי זאת המזכירה האישית של נתנאל רוט', לקוח חדש משאיר לי הודעה בדיוק במה מדובר, ואם זה לקוח קיים הנציגה מעבירה אותו לטלפון במשרד. ככה אני גם יכול לדעת מה דחוף יותר, ולחזור לפי הסדר הנכון למי שהתקשר".

למה לקחת שירות הודעות לעסקים ?

שירותי מזכירות -  השירות מתאים למי שאין לו מזכירה, או למי שרוצה שהמזכירה שלו תתעסק בדברים יותר מהותיים מלענות לטלפונים ולקחת הודעות - זול יותר מלהעסיק מזכירה, השירות פעיל 24 שעות ביממה, לא מפספסים שיחות, יש מענה תמיד.

ניהול זמן טוב יותר – תוכל לחזור ללקוחות בזמן שנוח לך. לאחר שהתקבלו את כל המידע על הפניה של הלקוח. מאפשר לך לבחור מתי לחזור ללקוח, ולעשות תיעדוף וסדר משימות נכון יותר ביום העבודה שלך או של העובדים שלך. 
 
תיעדוף עבודה, לנהל את העסק ולא שהעסק ינהל אותך - היכולת לבחור למי לחזור קודם מתוך כל הפניות – אתה רוצה לחזור קודם לפניות שירות או קודם לפניות לגבי מתעניין לשירות. לפעמים אתה בדיון או שאתה בטיפול עם הרכב או בבדיקה אצל רופא ואתה לא יכול לקבל את השיחה. השירות מאפשר לך ליצר תיעדוף נכון יותר ביום העבודה. אם זה לא דחוף תוכל לחזור ללקוח בסוף היום לדוגמא.
 
זה נראה יותר יוקרתי – מייצר תחושה יותר יוקרתית וגודל בעיני הלקוחות.
 
עבודה ייעילה יותר של העובדים - עסקים מצליחים ורווחיים כמעט תמיד משתמשים בשירותי מענה אנושי והודעות, משום שהם מרכזים את האנרגיה שלהם בלספק מוצרים נהדרים ושירותים טובים ללקוחות שלהם. הם מעדיפים לשלם כמה מאות שקלים בחודש עבור השירות, אבל שהעובדים יוכלו להתעסק נטו עבודה, כך העובדים יעשו עבודה יותר איכותית וטובה. לדוגמא במשרד עורכי דין, הנציגים לוקחים את הפרטים מהלקוח או המתעניין והעובדים של המשרד חוזרים למתעניין עם הצעת מחיר מוכנה, או לחילופין העובדים של המשרד חוזרים ללקוח קיים עם התשובות כבר מוכנות לגבי הפניה שלו - הנציגים של שירות ההודעות כבר לקחו את תעודת הזהות של הלקוח או סטטוס התביעה או דיווח לגבי מה שקרה ובדיון וכו'.
 
העלות מול תועלת היא בדיחה – שירות המענה האנושי לעסקים ושירות ההודעות לנייד תמיד נמצא איתך ותמיד לשירותך, השירות לא הולך לעשן, לא יוצא להפסקות, אין לו בעיות בבית - הוא תמיד שם בשבילך! אנחנו נותנים מענה ללקוח תמיד, גם כשאתם לא יכולים לענות. והמחיר של השירות הוא בהתאם לצריכה שלך! החבילות מותאמות בתפירה לפי גודל העסק. זהו בהחלט שירות חובה לכל עסק שהוא, במיוחד לעורכי דין שהם מאוד עסוקים בלהתכונן לדיונים, פגישות עם לקוחות, דיונים וכו'.. השירות מאשר לך לא לפספס אף מתעניין ולתת שירות נהדר לכל לקוח קיים בעסק. כל עורך דין חייב להשתמש בשירות הודעות לנייד משום שמדובר בענף שבוא צריך לתת מענה ללקוח כאן ועכשיו, אם לא תתן שירות נהדר ללקוחות תאבד אותם ואת המוניטין. עסקאות של עורכי דין הן עסקאות גדולות וכל תיק הוא חשוב. למעשה ברוב המקרה בסגירת עסקה אחת ניתן להחזיר את עלות השירות לכמה חודשים.
 

למה בחור בשירות ההודעות של חברת VCALL ?

זמני תגובה מהירים –אצלנו מהרגע שהשיחה מגיע למוקד זמן תגובה הממוצע לא עולה על 10 שניות! ולכן חלק  נכבד מהלקוחות שלנו מעבירים את השיחות הנכנסות לעסק ישירות את למוקד. חשוב להבין שכמעט בכל עסק ההוצאה הכי גדולה זה העובדים, אנחנו מעסיקים פשוט כמות גבוה יותר של עובדים ביחס לכמות הלקוחות שלנו, כך שהמענה יהיה תמיד המהיר ביותר והאיכותי ביותר. בנוסף אנחנו משתמשים בבקרת איכות וטכנולוגיות מיוחדות על מנת לשמר את מהירות המענה ואת איכות השירות, במידת הצורך בזמנים בהם יש לחץ מיוחד אצל העסקים, אנחנו מקפיצים מהבית נציגים נוספים - הכל על מנת לשמר את זמני התגובה.

משרד בוטיק - שירות ברמה הכי גבוה - אנחנו היחידים שעובדים בשיטת המחלקות המאפשרת שירות אישי לכל לקוח של העסק שלך! אנחנו עובדים בצורה של מחלקות (קבוצות), למעשה אף חברת מענה אנושי לא עובדת בצורה הזאת. למעשה כל חברות המענה עובדות בשיטה של הנציג הראשון שמתפנה עונה לשיחה. המוקד שלנו לעומת זאת, מחולק לקבוצות לפי סוגי העסקים וזה מה שהופך את השירות שלנו לאישי ומקצועי יותר. הנציגים שלנו מתעסקים רק בסוגי עסקים מסויימים ולכן הם מתמחים בהם. הם יותר אדיבים ונותנים יחס יותר אישי. כך יוצא שהלקוחות שלך ישמעו תמיד את אותם נציגים. אנחנו מזדהים כפקיד מן המניין בארגון שלך (אלא אם הלקוח מבקש אחרת), גם על מנת שהלקוחות שלך ישתפו איתנו פעולה בצורה יותר טובה, כך הוא גם יתן לנציג יותר אינפורמציה לגבי הפניה. 
בשיטת הקבוצות אתה כלקוח מקבל למעשה תמיד את אותם 15 נציגים לצורך העניין, דבר שיכול לעזור ליצירת היוקרה ותחושת הגודל של הארגון שלך.

כח אדם איכותי – בניגוד לשאר חברות המענה אנושי שמעסיקות לרוב סטודנטים ועובדים זמניים, אנחנו מקפידים להעסיק אנשי  משפחות, שעובדים אצלנו לאורך שנים. רוב העובדים שלנו עובדים בחברה מעל 5 שנים. בנוסף אנחנו משלמים שכר שהוא מעל למקובל בענף והם מקבלים גם בונוסים. כך שיש להם יותר מוטיבציה להעניק שירות טוב ללקוחות. 

בקרת איכות – בארגון שלנו יש עובדים שתפקידם לוודא את איכות השירות על פי קריטריונים מוגדרים מראש. עובדי בקרת האיכות מאזינים לשיחות ובודקים את איכותם. הקריטריונים לאיכות שיחה – אדיבות, לחזור על שם הלקוח, לחזור על מספר הטלפון ועוד.. ולכן המענה אצלנו כל כך טוב. השפה היא מאוד רהוטה וההתנהגות היא אדיבה. 

אנחנו עושים הרבה ישיבות – אנחנו מקיימים הרבה ישיבות והדרכות על מנת לשפר את איכות השירות של הנציגים שלנו. בחברה מתקיימות 3 הדרכות בכל יום, לפני כל עליה משמרת. ברוב חברות המענה האנושי מתקיימתלמעשה ישיבה אחת בשבוע. אנחנו הרבה כספים על מנת לשמור על מהירות המענה ועל איכות השירות.

משקיעים מאוד בקבלת כל לקוח חדש – אנחנו משקיעים חודש שלם בכניסה של כל לקוח שלם בהטמעה של תסריט השיחה של העסק. אנחנו עוברים עם הנציגים על תסריט השיחה על מנת שהנציגים יתרגלו אליו – בוקר, צהריים וערב. 

צוות מתוגבר  - בזמנים מסוימים כאשר יש עומס מיוחד על המערכת אנחנו כמובן מקפיצים נציגים מהבית על מנת לשמר את זמני התגובה של עד 10 שניות בממוצע.

טכנולוגיות מתקדמות – אנחנו משתמשים במערכות מתקדמות על מנת לנטר בדיוק את זמני התגובה ואת המצב במוקד בכל זמן נתון.

גודל החברה – אנחנו שומרים על גודל של חברת בוטיק על מנת שנוכל באמת לתת שירות טוב לכל לקוח!

המחיר – המחיר שלנו נמוך ביחס לזמן התגובה ולאיכות השירות שלנו