שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ

מי מנהל לכם את האדמיניסטרציה בעסק? האם אתם מעסיקים צוות משרדי בשביל לענות על שיחות הטלפון ולתאם את הפגישות? האם בדקתם את הכדאיות של זה? בעוד כל העסקים נזקקים לשירותי אדמיניסטרציה, עסקים רבים מתחילים להבין כי מודל העבודה הנכון הוא אדמיניסטרציה במיקור חוץ. באמצעות מודל זה ניתן חסוך במשאבים, אך גם לשפר את השירות. 

 

השבוע מתחיל, יש לכם הרבה דברים על הראש אבל אתם לא מוצאים את הידיים ואת הרגליים. יש לכם פגישה עם לקוח חשוב ואתם צריכים להתכונן. אך בינתיים מצטברת כמות של ניירת לתייק וכל רגע שיחת טלפון. אתם לא מספיקים לעשות כלום ויוצאים מהכלים. נשמע לכם מוכר? אולי יש לכם בעיה באדמיניסטרציה בעסק.

כל עסק נזקק לשירותי אדמיניסטרציה, בין אם מדובר בעסק קטן של אדם אחד, ובין אם מדובר בעסק גדול. עסקים גדולים יכולים להרשות לעצמם להעסיק צוות המתעסק באדמיניסטרציה, למרות שזה לא תמיד הדבר המשתלם. אך עסקים קטנים עלולים להיתקל בבעיות שונות, כמו חוסר כדאיות כלכלית של החזקת מזכירה. אך מצד שני גם עסקים קטנים, כמו אינסטלטור או מנעולן זקוקים למישהו שיענה לשיחות, יקבע פגישות וינהל את כל העניינים האדמיניסטרטיביים.

 

אדמיניסטרציה היא שם כולל לכל הפעולות המנהלתיות ההכרחיות לתפקוד העסק, אך אינו בליבת הפעילות של העסק. למשל זהו יכול להיות מענה לטלפונים, תיאום פגישות, ניהול משרד, ניהול חשבונות ואפילו שיווק טלפוני יכול להיכנס להגדרה. למשל חברה המציעה שירותי הדברה - ליבת הפעילות שלה היא ביצוע פעולות ההדברה. לשם כך יש להם ציוד מתאים, חומרי הדברה וגם העובדים שלהם עוברים את ההכשרות המתאימות על מנת לעסוק בהדברה. אך למרות זאת הם עדיין זקוקים לאדמיניסטרציה - יש צורך לענות לטלפונים, לתת מענה לשאלות של לקוחות ולתאם ביקורי הדברה אצל הלקוחות. יש לשלוח חשבוניות, לפרסם מודעות בתקשורת על מנת להשיג לקוחות חדשים, לדאוג לרכש של חומרי הדברה וכו. 

בעסקים קטנים לא תמיד משתלם להעסיק מזכירה, אך מכיוון שהפעולות חיוניות הנטל נטפל על בעלי העסק. כך נוצר מצב מתסכל שבו הדבר מפריע להם להתרכז בליבת הפעילות. ומהצד השני, כנראה שהם גם אינם עושים את עבודות האדמיניסטרציה בצורה האידאלית. 
הפתרון במקרים אלו הוא אדמיניסטרציה במיקור חוץ. כך העסקים יכולים לחסוך לעצמם את העלויות וכאב הראש של החזקת משרד ואחזקת כוח אדם. במקום זאת הם יכולים להסתמך אדמיניסטרציה במיקור חוץ - הם משלמים על שירות ולא שכר של עובדים. כך הם יכולים לפנות לעצם זמן להתעסק בליבת הפעילות, ומצד שני גם לזכות בשירות מקצועי המבצע את האדמיניסטרציה בעסק בצורה הנכונה. 

לאדמיניסטרציה במיקור חוץ ישנם יתרונות רבים והיא מגדילה את שביעות הרצון של הלקוח. הלקוח יכול ליהנות מזמינות גבוהה יותר של העסק ומענה מהיר. כך גם לא תאבדו לקוחות לטובת המתחרים. הכול יתבצע בצורה מאורגנת ומסודרת וזהו WIN-WIN גם לעסק וגם עבור הלקוחות.